Informativa

Informativa privacy e cookie

Questa pagina spiega quali dati personali tratta Hotellia, perché, per quanto tempo e quali diritti puoi esercitare. Vale per chi visita il sito hotellia.cloud, per chi si registra e per le strutture che usano il gestionale. Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

Ultimo aggiornamento: 23 settembre 2026

1. Titolare del trattamento

Hotellia è un servizio di Ingenia S.r.l., con sede legale in Via Vasto 29, 83100 Avellino (AV), partita IVA e codice fiscale 02883500643, iscritta al Registro delle Imprese di Avellino, REA AV-089959, PEC postmaster@pec.ingenia.cloud.

Per qualsiasi richiesta sui dati personali scrivi a ufficiotecnico@ingenia.cloud.

2. Quali dati trattiamo

Chi visita il sito

Per navigare non devi fornire dati personali. Come ogni sito, il server registra nei log i dati tecnici di connessione (indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, tipo di browser) per far funzionare il servizio e per la sicurezza.

Chi si registra alla prova gratuita

• nome e cognome del referente;
• email e numero di telefono;
• nome della struttura, numero di camere, partita IVA ed eventualmente ragione sociale;
• data e ora di accettazione dell'informativa e delle condizioni, indirizzo IP e tipo di browser al momento della registrazione, per dimostrare il consenso e prevenire abusi.

Dati che non ci fornisci direttamente

A partire dalla partita IVA, il nostro fornitore dei pagamenti Gestya recupera dal Registro delle imprese i dati pubblici dell'impresa (ragione sociale, sede, PEC, codice destinatario), usati per l'intestazione delle fatture del canone e per compilare l'anagrafica della struttura (art. 14 GDPR).

Pagamenti

La carta di pagamento si inserisce sulla pagina sicura di Stripe, tramite il servizio Gestya che gestisce canoni, fatture e solleciti. Ingenia non riceve e non conserva i dati della carta: conosce solo lo stato dell'abbonamento, gli importi e le date degli addebiti.

Utenti del gestionale

Degli utenti che la struttura abilita (reception, governante, cucina e altri) trattiamo nome, cognome, email, ruolo, password cifrata e le operazioni registrate nel gestionale (per esempio chi ha fatto un check-in), inseriti dall'amministratore della struttura.

3. Finalità e base giuridica

• Attivare e fornire il servizio (registrazione, prova, creazione dell'ambiente, assistenza, gestione dell'abbonamento): esecuzione del contratto o di misure precontrattuali, art. 6.1.b GDPR.
• Contattarti dopo la richiesta di attivazione per aiutarti a completarla o a configurare la struttura: esecuzione di misure precontrattuali richieste da te, art. 6.1.b.
• Sicurezza e funzionamento tecnico (log, cookie tecnici, protezione da abusi): legittimo interesse del titolare, art. 6.1.f.
• Adempimenti fiscali e contabili legati al canone: obbligo di legge, art. 6.1.c.

Non facciamo profilazione pubblicitaria e non prendiamo decisioni automatizzate con effetti giuridici su di te. Non inviamo newsletter commerciali senza il tuo consenso.

4. Dati degli ospiti delle strutture

Nel gestionale la struttura inserisce i dati dei propri ospiti: anagrafiche, prenotazioni, documenti d'identità, dati per la comunicazione degli alloggiati e per la tassa di soggiorno, consumazioni, pagamenti, richieste. Per questi dati il titolare del trattamento è la struttura, che risponde verso i propri ospiti; Ingenia li tratta per suo conto come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, secondo le condizioni del servizio, solo per erogare il servizio e senza usarli per finalità proprie.

Gli ospiti che vogliono esercitare i propri diritti devono rivolgersi alla struttura presso cui hanno soggiornato; se ci scrivono, inoltriamo la richiesta alla struttura.

5. Intelligenza artificiale

Alcune funzioni usano servizi di intelligenza artificiale di fornitori esterni, che operano come nostri sub-responsabili:

• chatbot sul sito della struttura e assistente interno: i messaggi scritti dall'ospite o dal personale e le informazioni della struttura necessarie a rispondere (tipologie di camere, orari, contatti, promozioni, FAQ, disponibilità) sono inviati ad Anthropic e, per l'assistente interno, anche a OpenAI;
• traduzione del menu per il totem: nomi e descrizioni dei piatti sono inviati a OpenAI.

Le funzioni partono solo quando vengono usate. Secondo le condizioni contrattuali dei fornitori, i contenuti inviati tramite i loro servizi professionali non sono usati per addestrare i modelli. I fornitori possono trattare i dati negli Stati Uniti, con le garanzie indicate nella sezione 7.

6. Cookie e risorse esterne

Il sito e il gestionale usano solo cookie tecnici, necessari al funzionamento, che non richiedono consenso. Non usiamo cookie di statistica, di profilazione né pixel pubblicitari.

Cookie	A cosa serve	Durata
laravel_session	Mantiene la sessione di navigazione e di lavoro	12 mesi
XSRF-TOKEN	Protegge i moduli (registrazione, password) da invii non autorizzati	sessione
remember_token, remember_user	Ti mantengono collegato al gestionale dopo il login	12 mesi, si cancellano al logout

Per mostrare le pagine il sito carica alcune risorse da server di terzi, che ricevono il tuo indirizzo IP: i caratteri tipografici da Google Fonts (Google Ireland Ltd.), le icone da jsDelivr, l'anteprima del video da YouTube. Il video vero e proprio si carica da youtube-nocookie.com solo se premi il pulsante di riproduzione.

7. Chi riceve i dati

I dati non sono venduti né ceduti. Possono trattarli, per nostro conto e come responsabili del trattamento, solo i fornitori necessari al servizio:

• il fornitore dell'infrastruttura di hosting, dove girano sito, gestionale e database;
• Aruba S.p.A., per l'invio delle email;
• Gestya (servizio di Ingenia) e Stripe, per abbonamento e pagamenti;
• Anthropic e OpenAI, per le funzioni di intelligenza artificiale (sezione 5);
• chi cura la manutenzione del software per conto di Ingenia.

Alcuni fornitori possono trattare i dati fuori dallo Spazio economico europeo; in quel caso il trasferimento avviene con le garanzie degli articoli 44 e seguenti del GDPR (decisioni di adeguatezza, come il Data Privacy Framework UE-USA, o clausole contrattuali tipo). I dati possono essere comunicati alle autorità quando la legge lo impone.

8. Per quanto tempo li conserviamo

• Registrazioni non completate (non hai inserito la carta): 12 mesi dalla richiesta, per poterti ricontattare e riprendere l'attivazione.
• Dati dell'account e della struttura: per tutta la durata dell'abbonamento e, dopo la disdetta, per 12 mesi, così puoi rientrare ritrovando tutto o esportare i tuoi dati. Poi vengono cancellati, salvo quanto la legge impone di conservare.
• Documenti contabili del canone (abbonamento, addebiti, fatture): 10 anni, come richiesto dall'art. 2220 del codice civile e dalla normativa fiscale.
• Log tecnici: per il tempo necessario alla sicurezza del servizio.

I tempi di conservazione dei dati degli ospiti li decide la struttura come titolare, nel rispetto degli obblighi di legge che la riguardano.

9. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualsiasi momento l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, l'opposizione al trattamento e la portabilità, scrivendo a ufficiotecnico@ingenia.cloud. Rispondiamo entro 30 giorni. Se ritieni che il trattamento violi la normativa puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

10. Aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata. La versione in vigore è sempre quella pubblicata su questa pagina, con la data indicata in alto.