Condizioni d'uso

Condizioni del servizio

Queste condizioni regolano l'uso del sito hotellia.cloud e del gestionale Hotellia. Registrandoti dichiari di averle lette e di accettarle; se non le condividi, non usare il servizio.

Ultimo aggiornamento: 23 settembre 2026

1. Il servizio

Hotellia è un software gestionale per strutture ricettive, erogato via internet in abbonamento: prenotazioni, reception, housekeeping, ristorante, tariffe, fatturazione e le altre funzioni descritte sul sito, nella versione disponibile al momento dell'uso. Il servizio è uno strumento: le decisioni operative, commerciali, fiscali e gli adempimenti di legge della struttura restano di chi la gestisce.

2. Chi eroga il servizio

Il servizio è erogato da Ingenia S.r.l., con sede legale in Via Vasto 29, 83100 Avellino (AV), partita IVA e codice fiscale 02883500643, iscritta al Registro delle Imprese di Avellino, REA AV-089959, PEC postmaster@pec.ingenia.cloud ("Ingenia"). Per comunicazioni su queste condizioni scrivi a ufficiotecnico@ingenia.cloud.

3. Registrazione e account

La registrazione è riservata a imprese e professionisti che gestiscono strutture ricettive e sono dotati di partita IVA; il servizio non è rivolto ai consumatori. Registrandoti dichiari di essere maggiorenne e di poter agire per conto dell'impresa che indichi, e ti impegni a fornire dati veritieri.

Dopo l'attivazione ricevi un link per scegliere la password dell'amministratore. Sei responsabile della custodia delle credenziali tue e degli utenti che abiliti: ogni attività svolta con quelle credenziali si considera compiuta dalla struttura. Se sospetti un accesso non autorizzato, cambia subito la password e avvisaci.

A ogni partita IVA corrisponde un solo periodo di prova. Ingenia può sospendere o chiudere gli account creati con dati falsi o usati in violazione di queste condizioni.

4. Prova gratuita

5. Canone, pagamenti e fatture

• Il canone è mensile e si calcola sul numero di camere, secondo il listino pubblicato nella pagina Prezzi al momento dell'attivazione: oggi un canone fisso di 30,00 € al mese più una quota per camera a scaglioni decrescenti. I prezzi sono al netto dell'IVA.
• Non ci sono costi di attivazione né vincoli di durata.
• Il pagamento avviene con addebito automatico mensile sulla carta indicata, gestito da Stripe tramite il servizio Gestya. Le fatture del canone sono disponibili nel portale pagamenti raggiungibile dalla pagina "Abbonamento" del gestionale, da cui puoi anche cambiare la carta.
• Se aggiungi camere o moduli a pagamento, il canone aumenta dal momento dell'attivazione e ti viene addebitata la differenza per i giorni restanti del mese. Le riduzioni hanno effetto dal rinnovo successivo.
• Ingenia può aggiornare il listino; le variazioni di prezzo per gli abbonamenti in corso sono comunicate via email almeno 30 giorni prima e puoi disdire prima che si applichino.

6. Pagamento non riuscito

Se un addebito non va a buon fine ti avvisiamo e puoi aggiornare la carta dal portale pagamenti. Finché il pagamento resta insoluto, Ingenia può sospendere le funzioni commerciali (per esempio le nuove prenotazioni online e la sincronizzazione con i portali). Restano comunque sempre disponibili la consultazione delle prenotazioni già confermate e l'esportazione dei dati, così la struttura può continuare ad accogliere gli ospiti attesi e a rispettare i propri obblighi.

7. Disdetta

Puoi disdire in qualsiasi momento, con un clic, dalla pagina "Abbonamento" del gestionale. La disdetta ha effetto alla fine del periodo già pagato: fino a quel giorno il gestionale resta attivo e non sono previsti rimborsi per la frazione di mese non usata. I dati restano conservati per 12 mesi dopo la fine dell'abbonamento, come descritto nell'informativa privacy: puoi esportarli o riattivare l'abbonamento ritrovando tutto, senza una nuova prova gratuita.

8. Dati degli ospiti e nomina a responsabile del trattamento

Per i dati personali che la struttura inserisce nel gestionale (ospiti, prenotazioni, documenti, dati per gli adempimenti, dati del personale) la struttura è titolare del trattamento e, accettando queste condizioni, nomina Ingenia responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. Di conseguenza Ingenia:

• tratta i dati solo per erogare il servizio e secondo le istruzioni della struttura, che coincidono con l'uso delle funzioni del gestionale;
• garantisce che le persone autorizzate ad accedervi siano vincolate alla riservatezza;
• adotta misure tecniche e organizzative adeguate alla sicurezza dei dati;
• può ricorrere ai sub-responsabili indicati nell'informativa privacy (hosting, email, intelligenza artificiale, manutenzione), imponendo loro gli stessi obblighi; la struttura può opporsi alle modifiche dell'elenco disdicendo il servizio;
• assiste la struttura nel rispondere alle richieste degli interessati e nelle notifiche delle violazioni dei dati, avvisandola senza ingiustificato ritardo di ogni violazione di cui venga a conoscenza;
• alla fine del servizio, trascorso il periodo di conservazione, cancella i dati, salvo gli obblighi di legge;
• mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi.

La struttura garantisce di avere una base giuridica per trattare i dati che inserisce, di informare i propri ospiti e dipendenti, e resta responsabile degli adempimenti che la legge pone a suo carico (comunicazione degli alloggiati, statistiche turistiche, tassa di soggiorno, documenti fiscali e loro trasmissione).

9. Uso consentito

Non è consentito usare il servizio per attività illecite, caricare dati di cui non hai diritto di disporre, tentare di accedere ai dati di altre strutture o aggirare le misure di sicurezza, estrarre in modo massivo i contenuti del servizio o rivenderlo.

10. Disponibilità del servizio

Ingenia si impegna a mantenere il servizio disponibile e aggiornato. Può sospenderlo temporaneamente per manutenzione, sicurezza o cause tecniche, avvisando quando possibile. In caso di cessazione definitiva del servizio ti daremo un preavviso di almeno 60 giorni per esportare i tuoi dati.

11. Limiti di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, Ingenia non risponde di danni indiretti, mancati guadagni o perdite di prenotazioni, né di interruzioni o malfunzionamenti dovuti a cause non imputabili a Ingenia, a servizi di terzi (connettività, portali di prenotazione, fornitori di pagamento) o a forza maggiore. La responsabilità complessiva di Ingenia è limitata all'importo dei canoni pagati dalla struttura nei 12 mesi precedenti il fatto. Restano ferme le responsabilità che la legge non consente di escludere, comprese quelle per dolo o colpa grave.

12. Proprietà intellettuale

Il marchio Hotellia, il software e i contenuti del sito appartengono a Ingenia S.r.l. o ai suoi licenzianti. L'abbonamento dà diritto a usare il gestionale per la gestione della propria struttura, senza trasferire alcun diritto sul software. I dati inseriti dalla struttura restano della struttura.

13. Modifiche alle condizioni

Ingenia può aggiornare queste condizioni. Le modifiche rilevanti sono comunicate via email o con un avviso nel gestionale almeno 15 giorni prima dell'entrata in vigore; se non le accetti puoi disdire prima di quella data.

14. Legge applicabile e foro competente

Queste condizioni sono regolate dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Avellino. Prima di rivolgersi al giudice le parti si impegnano a tentare un accordo scrivendo a ufficiotecnico@ingenia.cloud. Se una clausola risultasse invalida, le altre restano efficaci.

15. Approvazione specifica

Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del codice civile, al momento della registrazione la struttura approva specificamente le clausole 4 (rinnovo automatico al termine della prova), 5 (addebito automatico e variazioni di prezzo), 6 (sospensione per insoluto), 7 (nessun rimborso della frazione di mese), 11 (limiti di responsabilità), 13 (modifiche alle condizioni) e 14 (foro competente).